Crear un organizador de bodas

Otra forma de mantenerte organizada es crear un organizador de bodas para cada boda en la que trabajes. Un organizador de bodas (a veces conocido como carpeta de bodas o planificador de bodas) es una carpeta que contiene todos los documentos que necesitas para la boda. Es un buen "portatodo" para todo el papeleo. Una carpeta de tres anillas con hojas de plástico y separadores te servirá perfectamente. Puedes crear secciones para lo que necesites, pero es buena idea tener lo siguiente:

• Copia del contrato entre su empresa y su cliente
• Copias de todos los contratos con proveedores
• Resumen de la boda
• Calendario de actos
• Lista de contactos

Resumen de la boda

A partir de las consultas con sus clientes, elaborará un contrato en el que indicará exactamente qué servicios desea su cliente. A partir de esta información, deberá elaborar un resumen de la boda en el que se detallen las fechas, lugares y horarios de todos los eventos en los que haya acordado participar. Aquí puedes descargarte un ejemplo de resumen de boda.

Calendario de actos

El resumen de la boda no incluye detalles como los asistentes, la dirección o la duración. Estos y otros detalles relevantes se incluirán en los horarios del evento (o el nombre que le asignes). El nombre que elijas para esta sección debe contener al menos los siguientes elementos:

• El nombre de los novios (por ejemplo, boda Smith-Jones) y la fecha real de la boda deben aparecer en cada página.
• Breve descripción de cada tarea
• Localización
• Persona responsable de cada tarea

Deberías hacer un programa separado para cada evento al que prestes servicio: por ejemplo, la fiesta de compromiso, la cena de ensayo y la recepción.

En el material didáctico se pueden descargar ejemplos de programas de actos.