Preparativos para la recepción

Una vez elegido el lugar de celebración, tu papel puede incluir la negociación del contrato, así como la supervisión de todos los preparativos de la recepción. Más adelante en este módulo hablaremos más sobre el trabajo con los proveedores y los contratos. Esta sección es específica para los lugares de celebración.

Si sus clientes deciden celebrar la recepción en el salón de actos de un hotel o en un local privado de un restaurante, un club de campo u otro lugar para bodas (como un pabellón), la mayor parte de la organización de la sala y el catering correrá a cargo de un coordinador de eventos profesional. Usted ayudará a elegir el menú y el programa de la velada, pero actuará como enlace entre el coordinador del lugar y su cliente.

Además de hablar con el coordinador de eventos del lugar, es posible que le presenten al responsable del bar y al responsable del catering para que le ayuden a planificar los servicios de restauración. Estas personas son expertas en su campo, por lo que es una buena idea confiar en su criterio sobre temas relacionados con el espacio y permitirles que te ayuden en el maridaje de comida y vino.

Descargue nuestro modelo de lista de comprobación para no pasar por alto ningún detalle crucial.

Lugares insólitos para celebrar bodas

El viejo dicho "donde hay voluntad hay un camino" debería convertirse en el lema de todo organizador de bodas.

Catering

Si va a alquilar una mansión privada, un salón o una sala de actos donde no haya servicio de catering in situ, tendrá que contratar a un servicio de catering profesional. Las empresas de catering pueden proporcionar camareros, barmans y chefs, así como todo el equipo necesario para preparar y servir una comida.

Es importante preguntar a la empresa de catering qué artículos están incluidos en su presupuesto, y si la mano de obra también está incluida. Muchas empresas de catering te darán un precio por cabeza para la comida, pero no incluyen los cubiertos ni las servilletas, ni la sal y la pimienta, ni el personal de servicio, que son factores importantes. También tendrás que comprobar las horas de entrada y salida del personal de servicio, y quizás hacer que se queden más tiempo para servir la tarta de boda. Algunos proveedores cobran un suplemento por cortar la tarta y otros cobran un suplemento por servir la tarta en un plato con nata y coulis de frambuesa. Siempre es importante informarse.

Revisión del contrato

Cada vez que contrates un local, tendrás que firmar un contrato o unas condiciones para cada local. Es importante que tanto tu cliente como tú conozcáis las condiciones del local, para que todo el mundo esté de acuerdo. Tendrás que revisar cada uno de los detalles del contrato y asegurarte de que tu cliente firma las condiciones.

Entre los aspectos que hay que tener en cuenta y comprobar de nuevo en las condiciones se incluyen:

• ¿Cuál es la hora de cierre del local? ¿Es antes de medianoche?
• ¿Cómo es el acceso al lugar antes del evento? ¿Se puede preparar la boda el día anterior?
• ¿Cuántas horas incluye el periodo de alquiler? 
• ¿Habrá alguien del lugar de celebración el día de la boda por si necesitas hacer alguna pregunta o pedir instrucciones?
• ¿Hay restricciones sobre el ruido? ¿Puede haber un grupo de música en directo?
• ¿Hay restricciones para fumar?
• ¿Cuál es el proceso/tiempo de limpieza/recogida? ¿Tiene que hacerse la noche después de la boda o puede hacerse al día siguiente?
• ¿Cuál es la política de cancelación?
• ¿Se exige algún tipo de fianza?
• ¿Cuál es el importe del depósito necesario para garantizar el lugar de celebración?

Distribución de las habitaciones

A menudo, el lugar de celebración dispondrá de varios diseños de distribución de salas que podrá mostrarle y que ya han probado en otras ocasiones. El lugar de celebración sabrá cuál es la mejor distribución de las mesas y los invitados para asegurarse de que todo el mundo dispone de espacio suficiente y de que el plano del evento fluye correctamente.

Si el lugar de celebración no proporciona plantillas de planos y tienes que hacer el plano tú mismo, debes tener en cuenta los siguientes puntos:

• Asegúrate de que la sala es lo suficientemente grande como para albergar una pista de baile y asientos para todos tus invitados.
• Asegúrate de que haya al menos 1,5 m entre las mesas de los invitados, para que éstos puedan sentarse en sus sillas y el personal de servicio pueda pasar de una mesa a otra.
• Se asegura de que siempre haya un camino despejado hacia las salidas, los baños y el bar.
• Coloca una mesa cerca de la entrada de la sala para el libro de firmas de los invitados
• Coloca la mesa de la tarta en un lugar destacado, pero no en un pasillo donde pueda chocar. Ten en cuenta también el fondo de la mesa, ya que la tarta será el centro de atención de las fotos, así que no la coloques delante de una pared fea.
• Procura que todas las mesas de invitados tengan una vista despejada de la mesa nupcial o la mesa de los enamorados.
• Asegúrate de tener una mesa de regalos o una mesa de deseos