Trabajar con clientes - Éxito

Enhorabuena, una pareja está interesada en contratarte para planificar su boda... Así que veamos qué ocurre ahora.

Fijación de tarifas

Antes de reunirse con sus nuevos clientes, tendrá que decidir cuánto va a cobrar por sus servicios. Es probable que la pregunta surja en la primera reunión, así que hay que estar preparado.

Las tarifas de organización de bodas son tan variadas como los servicios que ofrecen los propios organizadores. Algunos prefieren cobrar una tarifa plana por sus servicios basada en un porcentaje del presupuesto total de la boda, mientras que otros ofrecen paquetes con precios individuales según el tipo y el número de servicios que desee el cliente.

Para ayudarte a decidir qué tipo de tarifa o tarifas son las más adecuadas para tu negocio, a continuación te indicamos algunas de las formas típicas en que los organizadores de bodas cobran por sus servicios:

• Tasa de consulta
• Porcentaje del presupuesto de la boda
• Sin coste alguno para el cliente (el organizador de la boda recibe una comisión de los proveedores)
• Tasa horaria
• Tarifa plana

Tasa de consulta

Muchos organizadores de bodas ofrecen una primera consulta gratuita de entre media hora y una hora. En estos casos, esta primera reunión es simplemente una oportunidad para conocer mejor las necesidades de los clientes y explicarles cómo pueden beneficiarse de tus servicios.

Sin embargo, otros organizadores de bodas empiezan a cobrar desde la primera reunión. Puede que algunos clientes sólo quieran consultarte, en lugar de que planifiques toda la boda. Puedes aconsejarles sobre la elección de proveedores, cómo establecer un calendario de planificación, cuestiones de etiqueta, presupuestos, etc.
Deberías cobrar tus honorarios por hora (véase más abajo), en función del número de horas que dediques a asesorar a la pareja.

Depende de ti cuánto te sientas cómodo cobrando: las tarifas medias oscilan entre 50 y 200 dólares por hora, dependiendo de dónde viva el planificador (las tarifas de las grandes ciudades serán obviamente más altas que las del campo) y de su experiencia.

Porcentaje del presupuesto de la boda

Es una forma habitual de que los organizadores de bodas cobren por sus servicios. Lo normal es una comisión del 10-15%, aunque algunos organizadores de bodas cobran hasta el 20% del presupuesto.

Este tipo de tarifa funciona bien cuando la lista de invitados es bastante amplia. Si el evento es pequeño, no te conviene ofrecer este precio. Por ejemplo, si el presupuesto total es de 5000 $, tus honorarios serán de 500 $, independientemente del número de horas que hayas dedicado.

Si decides fijar el precio de tus servicios de esta manera, es fundamental determinar tu presupuesto desde el principio para asegurarte de que puedes prestar el servicio por esa cantidad de dinero. Para una boda tradicional típica que cueste 30.000 $, unos honorarios del 15% te supondrían 4.500 $.

Ten en cuenta que tus clientes pueden esperar que, si cobras un porcentaje del presupuesto de la boda, les ahorres al menos esa cantidad en los gastos de la boda.

Sin cargo para el cliente

Algunos organizadores de bodas ofrecen sus servicios gratuitamente a los clientes. Ganan su dinero con las comisiones que les pagan los proveedores. El porcentaje de comisión dependerá de lo buen negociador que seas. Si has establecido una relación con un proveedor, es posible que te ofrezca un porcentaje más alto por remitirle clientes.

Algunos pueden considerar que este tipo de "comisión" o "comisión de intermediario" no es ético, pero en algunos sectores es una práctica habitual (por ejemplo, las agencias de viajes suelen ofrecer sus servicios gratuitamente porque las aerolíneas, los hoteles, etc. les pagan una comisión).

También debe tener en cuenta la posibilidad de que algunos clientes potenciales se sientan desalentados por este enfoque, en la creencia de que "se obtiene lo que se paga".

Una de las mejores razones por las que una pareja contrata a un organizador de bodas es para beneficiarse de su experiencia a la hora de negociar con los proveedores los precios más bajos posibles. Si no repercute el ahorro en su cliente, corre el riesgo de perderlo en favor de un organizador que sí lo haga. Si decides no cobrar honorarios, prepárate para hacer frente a estas objeciones demostrando que los proveedores que has elegido tienen buena reputación y precios razonables.

Tasa horaria

Si vas a prestar servicios parciales de organización de bodas, puedes cobrar una tarifa por hora. La mayoría de los organizadores de bodas cobran entre 50 y 200 dólares la hora. No tienes por qué empezar por el final de la escala, porque cobrar una tarifa más alta puede hacer que algunos clientes quieran trabajar contigo, confiando (de nuevo) en que "obtienes lo que pagas".

Tarifa plana

Algunos clientes quieren saber por adelantado cuál será el coste total de tus servicios. Estos clientes prefieren pagar una "tarifa plana" en vez de una tarifa por hora, para poder presupuestar una cantidad concreta. Hay varias opciones.

Tarifa plana basada en el tiempo trabajado - En esta situación, usted decidiría lo que vale su tiempo por hora, día y semana y cobraría según la cantidad de tiempo que considere que requerirá cada evento. Por ejemplo, si planificas la cena de ensayo, una fiesta y coordinas el día de la boda, y has calculado que te llevará 40 horas planificar y coordinar estos eventos, simplemente multiplica tu tarifa por hora por 40. Si te lleva más tiempo, cobrarás según el tiempo que consideres que te llevará cada evento. Si tardas más, no se te pagarán esas horas extra. Sin embargo, cuanta más experiencia tenga, más exacto será su presupuesto a tanto alzado.

Tarifa plana para la coordinación del día de la boda - En esta situación, la novia, el novio y sus familias han planeado la boda, y todo lo que requieren de usted es la coordinación en el día con el fin de hacer su día tan perfecto como sea posible. Aunque el número de horas puede variar de una boda a otra, la mayoría de los organizadores de bodas cobran una cantidad estándar por este servicio, como por ejemplo 1.500 $. Los servicios prestados bajo este acuerdo de honorarios podrían incluir la coordinación hasta el comienzo de la cena o hasta el final de la velada.

Tarifa plana por servicios específicos: también puedes cobrar una tarifa plana por un servicio concreto, como la organización de un proveedor. Por ejemplo, tus clientes pueden querer que les busques un lugar para la recepción, pero que no te ocupes de organizar el catering o la música. En ese caso, podrías cobrar 250 dólares. No obstante, asegúrate de tener en cuenta todos los costes. Por ejemplo, si tienes que hacer cuatro viajes por la ciudad a diferentes lugares (para reuniones o para dejar cosas), puede que quieras cobrar más de 250 dólares.

Otras opciones de tasas

Cuando lleves un tiempo planificando bodas, es posible que decidas revisar tus tarifas o cobrar importes basados en distintos métodos. Por ejemplo, para la coordinación del día de la boda, algunos organizadores cobran tanto una tarifa fija como un porcentaje de los costes de los proveedores. Otra opción es cobrar una tarifa basada en el número de invitados, con un mínimo establecido. La desventaja de este tipo de estructura es que el número real de invitados puede ser inferior a la estimación inicial, así que asegúrate de que el mínimo cobrado es suficiente y no esperes ganar más dinero con un número inesperado de invitados.

Con más experiencia o formación, también puede aumentar sus honorarios. A la hora de decidir cuánto cobrar, ten en cuenta los servicios que prestas, el tamaño de tu comunidad y lo que cobra la competencia local.

Otro factor a tener en cuenta a la hora de diseñar el paquete de honorarios es determinar cuáles son sus gastos generales y administrativos y asegurarse de incluir un porcentaje de los mismos en cada evento. Por ejemplo, si contratas los servicios de un asistente para el día de la boda, tendrás que considerar la posibilidad de cobrar un suplemento por la persona adicional o añadir sus honorarios directamente al presupuesto general o a tu paquete.

Cobrar

Sea cual sea el tipo o combinación de paquetes y tarifas de servicios que decida que es mejor para su empresa, asegúrese de que usted y su cliente lo acuerdan por escrito. Sea lo más específico posible sobre lo que hará y lo que no hará por la tarifa establecida.

Por ejemplo, si tus clientes te contratan sólo para los servicios de coordinación del día de la boda, podrías encontrarte con un conflicto innecesario si no le dices a tu cliente que no supervisarás el ensayo. Si tus honorarios cubren tu servicio sólo hasta la cena, asegúrate de indicar claramente al cliente que no estarás allí para coordinar y solucionar problemas durante la cena, el corte de la tarta, el lanzamiento del ramo y otros eventos que sucedan durante o después de la cena.

Alternativamente, si el acuerdo es para que coordines todo el día de la boda, incluyendo el ensayo, la ceremonia y la recepción, también deberías incluir el número máximo de horas que trabajarás el día del ensayo y el día de la boda (o el tiempo de descanso) e indicar el coste de las horas extra por encima del máximo indicado. También debe estipular que se le proporcionará comida a usted y a su ayudante (si lo tiene). Es mejor decir lo obvio que dar por sentado que el cliente sabe lo que está incluido.

Lo bueno de ser organizador de bodas es que no tienes que esperar a que se celebre la boda para empezar a cobrar. Al final de tu consulta inicial, si el cliente quiere seguir adelante, puedes pedirle un depósito no reembolsable (por ejemplo, 1.000 dólares o más si ofreces un servicio completo de organización de bodas) y el resto a pagar el día de la boda, o incluso una semana antes de la boda.

Asesoramiento a clientes

Entrevista telefónica

A menos que conozca a sus clientes potenciales en una feria nupcial u otro evento, es probable que su primer contacto con ellos sea a través de una llamada telefónica. Por este motivo, es importante que su teléfono se conteste siempre con una voz profesional y amable, y con el nombre de su empresa. No permita que sus familiares contesten al teléfono si usted no está disponible, utilice en su lugar el buzón de voz o el contestador automático.

Es probable que esta primera conversación telefónica se centre en que la pareja busque asesoramiento sobre tus servicios y tus precios. Los empresarios inteligentes intentan concertar una reunión cara a cara en este punto; al fin y al cabo, es mucho más fácil colgar el teléfono que abandonar una reunión.

Entonces, ¿cómo puedes mantener a la persona al teléfono y convencerla de que se reúna contigo? Tomando suavemente el control de la conversación y manteniendo tus respuestas concisas y centradas en el valioso servicio que los organizadores de bodas prestan a los novios: ¡una boda sin estrés!

La conversación podría ser más o menos así:

Novia: Hola, estoy buscando información sobre cuánto cobran por hacer una boda.

Usted: Hola. Gracias por llamar. Soy Penélope Planner. ¿Y cómo se llama usted?

Novia: Bella Novia.

Usted: Bueno Bella, nuestra empresa ofrece una gama de servicios, y hay un número de diferentes paquetes disponibles, dependiendo de los servicios que una pareja quiere que nos ocupemos. También podemos diseñar un paquete específico para vosotros. Lo que ofrecemos es experiencia a la hora de negociar con los proveedores, es decir, lugares de celebración, servicios de catering, etc., para que obtengan el mejor precio posible. De este modo, nuestros honorarios se pagan por sí solos. Nuestra tarifa por hora ronda los 100 dólares, pero depende de lo que quiera que hagamos y de cuántas horas dediquemos realmente. Podemos hacer servicios puntuales, como organizar un proveedor para usted, o podemos encargarnos de toda la planificación de servicios para la boda, incluida la coordinación del día de la boda. ¿Ha tenido la oportunidad de visitar nuestro sitio web o ha visto nuestro folleto?

Novia: No, acabo de obtener su número de Internet. Ni siquiera estoy segura de saber qué hace un organizador de bodas.

A ti: Bella, no estoy seguro de lo que otro organizador de bodas te diría, pero puedo decirte que nuestro objetivo es crear una boda tan única como tú, al tiempo que te quitamos la preocupación, el estrés y el compromiso de tiempo de ti, de tu prometido y de las dos familias. Ofrezco una consulta inicial gratuita de una hora, y podría explicarle exactamente lo que hace un organizador de bodas en ese momento, y mostrarle nuestra cartera de servicios. También podemos discutir sus necesidades, y todas las opciones disponibles. Tengo libres los martes, jueves y viernes, ¿qué día le vendría bien?

Hay muchas formas de informar a los clientes sobre sus paquetes (correo electrónico, sitio web, folletos, etc.), pero la mejor es una reunión cara a cara.

Sin embargo, si su cliente decide que simplemente quiere que le envíen información por correo, envíela inmediatamente. Asegúrese de que el nombre y la dirección son correctos y repítalos por teléfono. Las faltas de ortografía tan pronto pueden poner en duda tu profesionalidad. Pídele también su número de teléfono. Envíale una carta de presentación agradeciéndole su interés y haciéndole saber que te pondrás en contacto con ella en unos días. Llámala unos días después para asegurarte de que ha recibido el material y pregúntale si tiene alguna duda.

Consulta inicial

El objetivo de esta reunión es conocer lo mejor posible a los novios y lo que quieren, para poder mostrarles cómo contratarles les ayudará a conseguir la boda de sus sueños.

Dónde celebrar la reunión

Si tiene una oficina -en casa o en otro lugar- y está bien decorada y es profesional, no dude en celebrar allí su reunión. Tendrá todo el material a mano para demostrar sus servicios. Si decide celebrar la reunión en casa, asegúrese de que no le interrumpan niños ruidosos o perros ladrando.

Si esto no es posible, puedes celebrar la reunión en casa de la novia y/o el novio, o en casa de sus padres, o en una cafetería o restaurante que os venga bien a los dos.

Qué llevar a la reunión

Si la reunión tiene lugar fuera de su oficina, asegúrese de acudir armado con todo su material promocional. Estos son algunos de los artículos que puede llevar a una reunión:

• una lista de preguntas para saber qué quiere la pareja
• un cuaderno y un bolígrafo para tomar notas
• su cartera
• referencias de antiguos clientes
• tarjetas de visita
• su folleto (si lo tiene)
• su cartera
• lista de precios y paquetes de muestra (por ejemplo, servicio completo, sólo el día de la boda, etc.)
• listas de boda
• folletos de los proveedores preferidos
• un calculador de presupuesto (incluido en la mayoría de los programas de planificación de bodas) o uno creado por ti mismo con una hoja de cálculo
• una calculadora
• un calendario o agenda bienal que incluya el año siguiente
• un contrato en blanco

Aunque sólo se trata de una consulta inicial, debes estar preparado para firmar un contrato in situ si los clientes deciden seguir adelante, así que lleva siempre un contrato en blanco por si acaso.

Qué ponerse

Una consulta inicial es una reunión de negocios, por lo que siempre debes llevar un atuendo de negocios adecuado. Sin embargo, como los organizadores de bodas son personas creativas con un don para la moda y la decoración, expresar este aspecto de ti mismo también está bien; lo mejor es encontrar un equilibrio. Sólo tienes una oportunidad de causar una buena impresión, así que piensa de forma profesional, creativa y con visión de futuro.

Evita las prendas demasiado informales (vaqueros, minifaldas) y piensa en trajes (pero no demasiado aburridos). Quizás un traje de color, o un vestido con una chaqueta elegante. Nada de estampados chillones. El negro siempre está bien, pero hazlo interesante con un toque de color en forma de pañuelo o joyas divertidas.

Para los hombres, la mejor opción es casual, pero sin vaqueros ni pantalones cargo.

Los detalles son siempre importantes en una boda, así que asegúrate de que tus zapatos estén impecablemente limpios y en buen estado.

Se espera que encajes en todos los eventos a los que asistas, así que también debes estar preparada para ello. No te pases: no se espera que compitas con las damas de honor. Un vestido o traje sencillo pero elegante será suficiente.

Quién asistirá a la consulta inicial

Idealmente, tú, la novia y el novio. Pero también pueden asistir los padres de la novia, del novio o de ambos. Puede que esto te resulte más difícil, ya que todos querrán dar su opinión. Asegúrate de que la novia participa en todas las conversaciones, incluso si la madre del novio domina el proceso. Es importante que te lleves bien con todo el mundo, pero sobre todo que establezcas una buena relación con la novia, así que pregúntale siempre qué piensa.

Qué decir

Haz preguntas sobre lo que quieren los clientes y escucha el doble de lo que hablas. En lugar de describir todos tus servicios, céntrate en lo que quieren los clientes y ofrece algunas ideas para su boda. No te preocupes por si alguien te roba las ideas. El hecho de que estés dispuesto a ofrecer algunas ideas innovadoras sugiere que hay muchas más de donde salieron esas: una buena forma de promocionar tu negocio.

El tema del dinero, y de si tus honorarios y servicios merecen la pena, seguro que sale a relucir por teléfono o en la reunión. Si has seguido nuestro guión para la llamada telefónica, ya habrás sembrado la semilla en la cabeza de la novia de que le quitarás todo el estrés y la preocupación del proceso de planificación y, con suerte, no tendrás que justificar tus honorarios durante la conversación.

Si participa en esta conversación, recuerde centrarse en las ventajas de sus servicios, entre las que se incluyen:

• De hecho, puedes ahorrarles dinero porque puedes negociar precios más bajos con los proveedores. (Esto dependerá tanto de tus honorarios como de las relaciones que hayas establecido con los proveedores. Sin embargo, deberías hacerles saber si -incluso después de pagar tus honorarios- la boda costará menos que si la hubieran organizado ellos mismos).
• Puedes ahorrar horas de tiempo a la pareja. Enséñales las listas de comprobación de todo lo que hay que hacer para organizar todos los detalles de la boda y pregúntales si tienen tiempo para hacer esto además de sus ya apretadas agendas.
• Haz saber a la pareja que puede hacer cualquiera de las tareas que quiera hacer, pero que tú estás disponible para asumir cualquiera de las tareas que no quiera hacer.
• Puedes proponerles un montón de opciones, pero en última instancia es su día y ellos "mandan".
• Tienes planes de respaldo para todos tus proveedores, en caso de que algo vaya mal, para que puedan estar tranquilos de que el día de su boda no habrá problemas.
• Con su ayuda, los novios podrán disfrutar de un día de boda sin estrés.

Recuerda centrarte en la pareja. Pregúntales por qué quieren contratar a un organizador de bodas: al pensar en ello y explicártelo, puede que se convenzan a sí mismos de que te contraten.

Puede descargar un modelo de factura de cliente en los materiales de la lección.