Trabajar con proveedores

Los vendedores (también conocidos como "proveedores") son vendedores de mercancías o servicios que pueden utilizarse antes, durante o después de una boda. Como organizador de bodas, es probable que trabajes con muchos tipos de proveedores.

A continuación figura una lista de los proveedores típicos que intervienen en una boda. La lista no es completa ni mucho menos, pero le dará una idea de cuántas personas y empresas participan en la organización de una boda.

• Panaderos
• Tiendas de novias
• Papelerías
• Servicio de catering
• Lugares de la ceremonia
• Confiteros
• Decoradores
• DJs
• Floristerías
• Joyeros
• Alquiler de limusinas
• Proveedores de ropa blanca
• Músicos
• Alquiler de artículos para fiestas
• Fotógrafos
• Impresoras
• Lugares de recepción
• Agencias de viajes
• Alquiler de esmoquin
• Videógrafos

No es necesario que conozca todas las facetas del negocio de cada proveedor, ya que su papel será el de enlace entre el cliente y el proveedor. Con algunas excepciones, en función del tipo de servicio o producto, su trabajo será el mismo con los distintos proveedores y puede incluir cualquiera de los siguientes aspectos:

• Recomendar proveedores
• Se reunió con los proveedores elegidos por sus clientes
• Revisión y negociación de contratos con proveedores
• Preparar una carta de acuerdo
• Coordinación y supervisión del día de la boda
• Seguimiento después de la boda

Elaborar una lista de proveedores preferentes

Muchos clientes te pedirán que les recomiendes proveedores, así que es buena idea tener una lista de "proveedores preferidos". Cuando empieces como organizadora de bodas, puedes preguntar a cualquier conocido que se haya casado recientemente en tu zona a quién recurrió y si lo recomendaría. A continuación, busca proveedores que anuncien sus servicios en las Páginas Amarillas: busca en "Proveedores de bodas" o "Servicios de bodas", así como en apartados específicos como "Floristería" o "Servicio de catering". También puedes acudir a ferias y exposiciones nupciales o buscar en Internet.

Organizar una reunión

Antes de recomendar proveedores a sus clientes, tendrá que investigarlos, si puede. Reúnase con ellos en persona. Llame por teléfono y pida una cita con el propietario o el gerente. Explícales que eres organizador de bodas y que buscas proveedores para recomendar a tus clientes. Estarán encantados de ayudarte si quieren tu negocio.

Dependiendo del tipo de proveedor, podrá enseñarte álbumes de fotos o un portafolio con muestras de su trabajo. Por ejemplo, si vas a reunirte con un fotógrafo, puedes ver sus álbumes de fotos de boda y juzgar la calidad de las imágenes tomadas y si captan el romanticismo del día. Averigua también si el fotógrafo hace fotos espontáneas y posadas. A menudo, las fotos espontáneas son las que mejor captan el momento y las que más les gustarán a tus clientes.

Elegir proveedores de confianza

Recuerda siempre que tu reputación como organizador de bodas depende de la calidad de los servicios ofrecidos por tus proveedores. Si la tarta de bodas no llega a tiempo, o la limusina, la gente recordará tu nombre, no el de ellos. Así que pide siempre referencias antes de firmar un contrato con un proveedor. Tu profesionalidad está en juego. Llama a las referencias para averiguar si los clientes fueron, al fin y al cabo, clientes satisfechos.

Una vez que hayas celebrado varias bodas, sabrás qué proveedores cumplen lo que prometen y habrás confeccionado una lista de proveedores preferidos que te complacerá recomendar.

Algunos vendedores pueden ofrecer un "soborno" por cualquier negocio que les remitas. Por ejemplo, si tu cliente gasta 1.000 dólares con el proveedor, éste te pagará 100 dólares. Aunque la mayoría de los organizadores de bodas repercuten cualquier reducción de precio en el cliente, algunos se quedan con la comisión. No es ilegal hacerlo, pero recomendar a un proveedor sólo porque te da un soborno puede costarte mucho más a largo plazo si no hace un buen trabajo para tus clientes.

Reunión con el proveedor elegido

Una vez que haya confeccionado una lista de proveedores preferidos, ayudará a sus clientes a elegir un proveedor que se ajuste a su presupuesto y preferencias. Por supuesto, el cliente puede decidir utilizar un proveedor que le haya recomendado un amigo o un familiar, y esto no debería suponer un problema para usted. De hecho, podría ser una buena oportunidad para conocer el servicio y la fiabilidad de otro proveedor. Si ha tratado con el proveedor en el pasado y el servicio no ha sido de calidad, debe hacérselo saber a sus clientes, pero, al final, deje que sean ellos quienes decidan.

Mientras que algunos de sus clientes pueden sentirse cómodos visitando a los distintos proveedores para elegir sus propios suministros de boda (pastel, flores, decoraciones, etc.), usted debe estar preparado para aquellos clientes que quieran que vaya con ellos para ayudarles a hacer selecciones. (Si ofreces servicios completos de organización de bodas, esto formará parte del servicio que prestas.

Negociación de contratos

La mayoría de los profesionales de bodas mencionan su capacidad de negociación con los proveedores (su potencial de ahorro de costes) como una de las principales razones por las que un cliente debería plantearse contratarles. Cuanto mejor negociador seas, menores serán los costes de tu cliente.

La mayoría de los vendedores esperan que negocies, y muchos te aplicarán una "tarifa corporativa" para restar un 10% del precio simplemente porque pides un descuento.

El resultado óptimo de cualquier negociación es que todos salgan ganando. A medida que adquieras experiencia en el sector de las bodas, te resultará más fácil negociar acuerdos con los proveedores debido al volumen de trabajo que podrás enviarles. Sin embargo, hasta que se gane una reputación en el sector, tendrá que ser un poco más creativo para negociar los mejores precios posibles para sus clientes. He aquí algunos consejos eficaces para negociar.

Prepárese. Una parte vital de la negociación es el conocimiento. Haga sus deberes antes de empezar a negociar el precio con un vendedor. Averigua cuál es la media del sector para saber si el precio que pide el vendedor es justo o no.

Sea creativo. Si un proveedor no cede en la cuestión del precio, intenta que incluya algo que no le cueste mucho, pero que dé al cliente un valor percibido. Por ejemplo, el florista con el que estás negociando no cede en el precio del ramo de novia. A ti te parece que el precio no es razonable, pero esa floristería es muy popular entre las novias y tiene reputación de calidad. Tal vez podrías pedirles que te dieran un ramo de plantas que podrías utilizar para decorar una zona del lugar de la recepción. A la floristería le sale muy barato y tú ibas a comprar de todos modos, así que vale la pena intentarlo.

Revisión del contrato

Una vez que haya llegado a un acuerdo con el vendedor, debe revisar el contrato con el vendedor con sus clientes para asegurarse de que entienden perfectamente lo que están firmando. Siempre debe existir un contrato y, aunque sea muy sencillo, debe ser revisado cuidadosamente. Algunos de los datos importantes que hay que tener en cuenta son:

Coste - ¿El vendedor cobra un precio justo por el servicio y es el mismo que el negociado? Antes de que su cliente firme, asegúrese de que el vendedor no ha añadido elementos o servicios innecesarios.

Política de cancelación: es muy importante que tus clientes lo sepan. Por supuesto, no pensarán que les puede pasar a ellos, pero a veces las parejas tienen que cancelar la boda. Así que asegúrate de que la política de cancelación está claramente descrita en el contrato.

Servicios prestados - Todo contrato debe detallar exactamente qué se prestará (y, lo que es más importante, qué no se prestará). Por ejemplo, si el proveedor es un servicio de catering y el lugar de celebración es un salón comunitario, es importante saber si el servicio de catering proporcionará camareros, mantelería, vajilla, copas de bar y de vino, y personal de montaje y limpieza.

Asegúrate de que el contrato es entre el proveedor y tus clientes, NO entre el proveedor y tú. Si firmas un contrato con un proveedor, serás personalmente responsable del pago si la boda se cancela o se pospone.

Coordinación con el vendedor/proveedor

Una vez firmado y entregado el contrato, usted es responsable de ponerse en contacto con el proveedor para organizar la logística. Es importante conocer los plazos y horarios del proveedor. También tendrá que saber si ellos se encargan de la entrega y el montaje, o si es usted quien tiene que recoger los artículos. En última instancia, serás responsable de que todos estos elementos se reúnan a tiempo para la boda y, en algunos casos, de que también se devuelvan a tiempo).

Antes de la boda

Es una buena idea que usted establezca el contacto inicial con un vendedor una vez que haya sido elegido, para que el vendedor sepa inmediatamente que usted será la persona de contacto principal.

Pongamos como ejemplo la tarta nupcial. Bella Bride se ha decidido por Scrumptious Bakery para su tarta nupcial después de echar un vistazo a su cartera de proveedores o a su expediente. Una vez que Bella se ha reunido con el representante de la pastelería y ha elegido el diseño y el tipo de tarta, quiere que te encargues tú. Deberás enviar una carta a la pastelería indicando tu acuerdo con el pedido, la fecha de la boda, el lugar de entrega y montaje de la tarta y cualquier otra información pertinente.

Comunique al vendedor que usted es el representante del cliente y que, a partir de ahora, todos los contactos se harán con usted en su nombre. Puede incluir una copia de la distribución de la sala, con la mesa de la tarta claramente marcada, y las instrucciones de decoración o montaje que correspondan. Indique que sus clientes son responsables del pago al proveedor, incluidas las fianzas, y de cualquier pérdida o daño que sufra el material prestado o alquilado (si procede). Si el lugar es difícil de encontrar, incluye un mapa para llegar y asegúrate de que el proveedor tiene tu número de teléfono móvil.

Envía una carta de seguimiento o un recordatorio un par de semanas antes de la boda confirmando la dirección y los detalles pertinentes, como la hora a la que debe llegar la tarta y las instrucciones de montaje. A continuación, llama el día antes de la boda para confirmar que todo irá según lo previsto. Por ejemplo, si la pastelería quebrara unos días antes de la boda, necesitarás tener otra pastelería a la que puedas recurrir.

En toda correspondencia con un proveedor, indique los nombres de los clientes y la fecha de la boda.

Aquí tienes un modelo de carta que puedes utilizar para presentarte a un proveedor y obtener los detalles que necesitas:

Coordinación de los proveedores el día de la boda

Tomando de nuevo el ejemplo de la tarta de boda, esto es lo que harás para coordinarte con este proveedor.

Mientras el cortejo nupcial se hace las fotos (o en otro momento adecuado), te pondrás en contacto con el coordinador o el servicio de catering del lugar de la recepción y te asegurarás de que la tarta y los demás elementos han llegado bien y se han colocado según lo previsto. También harás una comprobación visual una vez llegues al lugar de la recepción. Si no se han seguido las instrucciones, soluciona la situación tú mismo si puedes, o llama al número de contacto y pide a la pastelería que corrija la situación. Toma nota del problema que se ha producido y otra nota para recordarte que tienes que hacer un seguimiento con el proveedor.

De nuevo, ten un plan alternativo por si la tarta no llega y no puedes localizar a nadie en la pastelería. ¿Hay otra pastelería cerca que pueda hacer entregas a domicilio? ¿Puede el lugar de celebración proporcionar una tarta? ¿Puedes encontrar una tarta artificial para las fotos? Asegúrate de tener un plan de emergencia (para todos los proveedores) mucho antes del día de la boda.

Si algo sale mal

Los errores ocurren, y aunque es demasiado fácil culpar a alguien, infórmate bien antes de reaccionar. Los proveedores pueden negarse y se han negado a trabajar para organizadores de bodas que han sido groseros con ellos o con sus empleados. Mantén siempre un nivel de profesionalidad, por muy frustrado que te sientas: es tu reputación la que está en juego. Además, hasta que no lo sepas con seguridad, ten en cuenta que puede que no sea necesariamente culpa del proveedor. ¿Podrías haber dado al conductor de la limusina una dirección incorrecta, por ejemplo, que le haya hecho llegar tarde a recoger a la novia?

Una vez terminada la boda, puedes plantear el problema al proveedor y/o al gerente. Trabaja con la dirección para encontrar una solución para futuros eventos y envía una carta de seguimiento en la que expongas tu comprensión de los hechos y las medidas que se están tomando para evitar futuros errores. Si vuelve a ocurrir un incidente similar, sería prudente dejar de utilizar ese proveedor. Este es un buen momento para recordarte que lleves siempre tu móvil y una batería de repuesto para esas pequeñas emergencias que ocurrirán. Sobre todo, recuerda que es una ocasión de alegría. Si te enfadas o despotricas, conseguirás enfadar a todos los que te rodean. Tu reputación también está en juego y sería prudente que mantuvieras tu temperamento bajo control. Tu trabajo es poner orden y calma en un día que puede ser muy estresante.

Seguimiento

Tan pronto como sea posible después de la boda, escriba notas de agradecimiento cuando proceda. Las notas de agradecimiento deben estar redactadas en términos cordiales y dirigidas al propietario/gerente. Además, en la carta dirigida al gerente, deberá mencionar específicamente a los empleados que se hayan esforzado al máximo por ofrecer un servicio excelente y enviarles también una nota de agradecimiento. Recuerde que el boca a boca es la mejor herramienta publicitaria que puede emplear y que la mayoría de estas personas se casarán o conocerán a alguien que lo haga).

En el material didáctico encontrarás un modelo de carta inicial y de carta de agradecimiento al proveedor.